Hoy en día, todos nos comunicamos por uno u otro motivo a través del correo electrónico. Puedes escribirle a un amigo, un familiar o incluso a un desconocido, ya que los códigos de internet permiten estar en contacto con personas de todo el mundo.
Esto es muy bueno para ampliar tus horizontes, pero es necesario tener en cuenta algunos otros límites que no resultan obvios al mirar en la pantalla de tu computadora. Las reglas para escribir un mail correctamente no son las mismas si te diriges a un amigo que si debes enviar un email de trabajo.
Hace un tiempo atrás vimos cómo escribir una carta formal en inglés. Hoy retomaremos algunos de los elementos de la escritura formal, pero nos centraremos específicamente en las herramientas necesarias para escribir un email formal en inglés.
Pon atención a tu dirección de email
Tal vez no esperabas que comenzáramos aquí: la dirección de mail. Pero este dato, que para ti puede resultar obvio y pasar desapercibido, será de gran importancia para quien recibe tu mensaje. Ten en cuenta que se trata de una persona a la que debes dirigirte de manera formal, por lo que es posible que no te conozca o que su relación contigo sea distante.
Trata de utilizar una dirección de correo con un nombre serio: evita las direcciones con apodos y elige (o crea una nueva, si no tienes) una dirección donde se lean solamente tu nombre y apellido, separados con punto o guión bajo, y en todo caso seguido de números para diferenciarlo de otros nombres similares. Por ejemplo:
Piensa bien el “asunto” de tu email
Hemos llegado a un lugar en el que seguramente te has detenido más de una vez, preguntándote qué escribir allí. En primer lugar, sé breve: recuerda que este texto debe leerse a primera vista de forma sencilla.
Su información debe ser relevante: elige palabras que describan el motivo por el que te diriges a una persona, sin extenderte en especificaciones pero sí dejando claro cuál es el tema del email. Así, el texto será sencillo de leer a primera vista y no será confundido con otros mensajes. Algunos ejemplos:
- Meeting on August 25th (Reunión del 25 de agosto)
- Computer workshop for students (Taller de computación para estudiantes)
- Earnings report (Informe de ganancias)
Si quisieras llamar su atención (por ejemplo, para solicitar un puesto laboral), puedes utilizar palabras clave que despierten interés en el destinatario y le permitan encontrar tu email fácilmente cuando nuevos mensajes lo dejen fuera de la vista. Por ejemplo:
- Responsible young babysitter (Joven y responsible niñera)
- Experienced and creative copywriter (Escritor creative con experiencia)
- Organized and proactive secretary (Secretaria organizada y proactive)
Estas fórmulas funcionarán mejor que redactor un “asunto” más general, que seguramente muchas personas utilizarán y no te permitirá sobresalir ni ser recordado.
Saluda formalmente a tu destinatario
En este punto, un email se parece bastante a una carta formal. Debes utilizar los ya conocidos “Dear Mr./Dear Mrs./Dear Ms.” seguidos del apellido del destinatario. Si no cuentas con este dato, utiliza “Dear Sir,/Dear Madam,”.
Escribe un párrafo de introducción
Aquí nos encontramos con una diferencia respecto de las cartas tradicionales. Para muchas personas, su dirección de correo es información personal. Si necesitas escribir un email formal en inglés es porque, posiblemente, no conoces a tu destinatario o lo conoces poco. Esto significa que la primera aproximación por email debe ser muy cordial y seria para que él o ella no se sienta incómodo.
En primer lugar, preséntate con tu nombre y, si sospechas que el destinatario puede no saber cómo llegó su dirección de correo a tus manos, cuéntale cómo fue. Luego puedes proceder a explicar el motivo de tu mensaje. Por ejemplo, puedes organizar este primer párrafo de las siguientes maneras:
- My name is… I obtained your e-mail address from… I am writing about…
- I am… Your contact information was given to me by… The reason for this e-mail…
Sé conciso
Pasamos así al cuerpo del mensaje, en donde ofrecerás toda la información del caso. Ten en cuenta que, a diferencia de una carta formal (cada vez menos comunes), tu email llegará junto a otros tantos de diversos remitentes, por lo que el tiempo que le dedicará quien lo reciba posiblemente será escaso.
Al tratarse de un email formal, también es posible que el destinatario prefiera leerlo rápidamente, ya que no es de su interés personal y, si se encuentra con un texto muy extenso, aunque quizás lo lea de todos modos, esto no lo predispondrá bien para responderte.
Es por eso que resulta fundamental escribir un email breve y conciso, de no más de veinticinco líneas, siempre dividiéndolo en cuatro a cinco párrafos. Allí deberás disponer de toda la información necesaria pero sin repeticiones ni demasiadas florituras en la redacción. Esto es un error muy común al escribir de manera formal: uno siente que debe escribir más para no ser poco cordial, pero en muchos casos es exactamente al revés. Si vas al grano, la brevedad del texto será apreciada por el destinatario, que no sentirá que su tiempo resulta despreciado por el remitente.
Utiliza una frase habitual para cerrar el email
Al final de tu texto, debes utilizar una de las fórmulas habituales con las que se cierran las comunicaciones escritas formales. En esto, un email se parece mucho a una carta tradicional. Según sea el caso, alguna de las siguientes frases te será útil:
- Thank you for your patience and cooperation. (Gracias por su paciencia y consideración.)
- We would like to thank you in advance. (Quisiéramos agradecerle anticipadamente.)
- Thank you for your consideration. (Gracias por su consideración.)
- Let me know if you need any more help. (Hágame saber si necesita más ayuda.)
- If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Si tiene preguntas o inquietudes, no dude en hacérmelo saber.)
- I look forward to hearing from you. (Espero oír de usted pronto.)
Despídete formalmente
De nuevo, regresamos a las costumbres de las cartas formales, ya que los cierres habituales se conservan en el medio electrónico. “Yours faithfully”, “yours sincerely” y “best regards” son fórmulas clásicas que nunca fallan. En un primer email formal es recomendable atenerse a ellas y no variarlas demasiado.
Firma como un profesional
Al momento de firmar, pon atención si tienes una firma automática que se envía con todos tus emails. Firma con tu nombre completo, añade tu puesto profesional si es pertinente, y recuerda no incluir enlaces a blogs relacionados con pasatiempos o intereses que no estén asociados al tema del email. Puedes dejar, en cambio, el enlace a un blog profesional. Por ejemplo:
- Wilhem Newbery
CEO at MyBusiness.com
www.mybusiness.com
www.wilhemnewberyceo.blog.com
Posdata: los archivos adjuntos
A todos nos ha pasado alguna vez anunciar el envío de un archivo adjunto y olvidar adjuntarlo. Si necesitas hacerlo, recuerda siempre confirmar que has incorporado tanto el archivo como el texto en donde explicas qué y por qué lo envías. En general, la fórmula más utilizada para esto es:
- Please, find attached the document for… (Por favor, encuentre adjunto el documento para…)
- Please, find attached my proposal to… (Por favor, encuentre adjunta mi propuesta de…)
- I have attached the report on… (He adjuntado el informe sobre…)
Seguramente verás que algunas personas prefieren la fórmula “Please, find enclosed…”. Aunque lo cierto es que en español ambas palabras significan “adjunto”, lo más habitual es dejar “enclosed” para el correo tradicional y utilizar “attached” para el correo electrónico.
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